Dal vecchio al nuovo. Sei proprio sicuro che la modernizzazione passi dall'importazione dei tuoi vecchi dati?

In un progetto di selezione di un nuovo software, che sia ERP o altro, di solito si organizzano una serie di incontri commerciali, possono seguire alcune sessioni dimostrative, si abbozzano le prime analisi e ipotesi, ci si confronta con i responsabili dei vari reparti ed infine si arriva, per lo meno, ad una stima budgettaria del progetto.

Manca una domanda, però, che prima o dopo arriva: "..... ma voi mi importate tutti i vecchi dati, giusto? Perché io non posso assolutamente perdermi tutto lo storico".

La risposta è sì, tecnicamente si può fare. Ma la vera domanda è: lo vuoi davvero fare?

Portare con sé tutto lo storico potrebbe non essere sempre la scelta più sagace. Cambiare applicativi è un'opportunità d'oro per fare pulizia, per mettere ordine in ciò che è diventato caotico nel tempo.

Lascia che ti illustri alcuni esempi:

• Cominciamo con le anagrafiche fornitori. Sono tutte ancora attive? Sono compilate in modo completo?

• E che dire delle anagrafiche clienti?

• Il piano dei conti della contabilità generale è una fotografia recente o è il risultato di modifiche e ramificazioni create nel corso degli anni? Su questo, aggiungo che se, come accade qualche volta, l'azienda ha usato il piano dei conti di contabilità come via breve per il controllo di gestione, bé, la faccenda si fa ancora più complicata.

• E le anagrafiche degli articoli? Scommetto che in mezzo c'è qualche referenza fuori produzione dal 1992. Permettimi, come sempre, un po' di ironia ma credimi, stando sul campo si trova di tutto ed è normale che sia così.

Il punto è: perché non fare un po' di "data cleaning"?

Quelli bravi lo chiamano così, di fatto è un modo elegante per dire "fare pulizia" e ricominciare da capo.

Ecco un suggerimento: potrebbe essere un'ottima occasione per te e i tuoi dipendenti per prendere confidenza con il nuovo software, senza rischi e riducendo il tempo da dedicare successivamente alla formazione (ergo, risparmio di denaro).

In sostanza, approfittiamo del cambio del software per fare un analisi critica di ciò che portiamo con noi. La modernizzazione dell'azienda non riguarda solo la tecnologia, ma anche il modo in cui gestiamo i dati. È un nuovo inizio che potrebbe rivelarsi più leggero e efficiente.

Con questo concludo e #restoinascolto..... Alla prossima!

#olp